元智大學學分證明書製發與作廢銷毀流程

• 一、本校各院、系（所）、學程辦理之推廣教育學分班，學員於修讀期滿，經考試成績及格者，依據教育部「專科以上學校推廣教育實施辦法」第14條及第20條之規定，由校內院、系（所）、學程、終身教育部發給學分證明書。學員取得入學資格後並得依「本校學分抵免辦法」申請學分抵免。
• 二、學分證明書發給標準:
  學分班學員上課缺席時數未超過課程總時數三分之一，且經授課教師評定成績及格者，得於課程結束後領取學分證明書。
• 三、學分證明書發給時間：
  學分證明書統一於課程結束後通知學員領取，亦可受理郵寄方式申請。
• 四、學員之學分證明書如遺失申請補發，請向原核發單位提出申請；如由終身教育部核發，製發程序如下：
  
  1. 學員或其代理人（應出示委託書)，繳交製作工本費。
  2. 進入「終身教育部資訊系統」，登入學員資料及驗證，確認後系統將原學分證明書字號作廢，並自動產生補發之新字號，編碼設定為元智終教部遺學字第(新的流水號)，並於內容加註「據該生聲明前領學分證書遺失屬實，特予証明」字樣。
• 五、學分證明書如非因項目四之原由申請重發，須由主辦單位備妥相關證明文件向核發單位提出申請，並交由核發單位執行學分證明書作廢及重發作業，其相關流程如下：
  
  1. 由主辦單位出具說明後統一回收原證明書，並交由核發單位於證明書加蓋「作廢」戳記。
  2. 由主辦單位製作學分證明書作廢清冊，清冊上須註明作廢張數、作廢證書字號、作廢日期等相關項目。
  3. 核發單位依據主辦單位所提之作廢清冊，確實無誤後，由核發單位主管監督公開作廢，並於作廢清冊上簽章證明。
  4. 作廢清冊須由核發單位留存十年，以備主管機關調閱。
  5. 如因故導致學分證書無法回收，由主辦單位向校內主管單位說明事由。如獲核准，依前述流程2-4項辦理，惟須增加以下作業流程：
     
     • (1) 核發單位於單位網站上公告學分證明書作廢相關訊息，以供外部人員查閱相關消息。
     • (2) 統一通知學員「新版證明書經核發後，先前發給之證明書同時作廢；嗣後如發現原先證明書，應即繳回本校作廢」之訊息。
     • (3) 新版學分證明書，如以原字號用印，將於字號後以英文字「R」加註，並更新核發日期並由現任校長及核發單位主管用印。
• 六、本流程於網站上公告後立即實施，修正時亦同。